BVR - Procédure pour le paramétrage
Le paramétrage des BVR dans Cogito requière certaines opérations.
Dans un premier temps, il vous faut vous renseigner auprès de votre instance financière afin de commander la livraison d’un relevé de compte électronique.
Informez votre interlocuteur que vous utilisez un logiciel tiers (Cogito) et que vous souhaitez commander la livraison des extraits de compte électroniques au format «Camt.054 pour les inscriptions au crédit BVR» .
Indiquez également au service d'assistance que les relevés de compte doivent être créés tous les jours (par défaut, ces derniers sont créés seulement une fois par mois).
N'hésitez pas à leur faire parvenir une facture fictive de votre Cogito afin qu'ils puissent vous aider à remplir le formulaire de demande.
Suite à cette commande, vous devez reçevoir certaines informations par courrier postal, notamment le no de participant (ou no de client BVR).
Ce no de participant est unique à chaque utilisateur de paiement par BVR, il est votre identifiant pour les paiements BVR.
Paramétrage de la vue Administration club -> Club -> (onglet) BVR (Suisse)
Cocher les cases suivantes :
Informations pour l'établissement des BVR :
- Remplir le no de compte
- Remplir le no de participant
- Chocher case et remplir la section "Versement pour"
- Chocher case et remplir la section "En faveur de"
Ces informations servent à remplir les champs du BVR en pied facture :
Le no de participant sert à composer le no de référence :
Dans le cas où votre instance financière est La Poste, le champ « En faveur de » ne doit pas être rempli et la case « Imprimer le champ "En faveur de" » décochée afin de ne pas imprimer ce champ.
Les factures BVR sont opérationnelles pour l'envoi électronique.
Procédure de validation d'impression des BVR sur papier
Afin de vouvoir émettre les factures BVR sur papier, il convient de procéder à quelques étapes supplémentaires.
Lorsque le membre va payer sa facture à l'office de poste, il est nécessaire que le ligne de codage ci-dessous soit exactement placé au bon endroit :
Pour ceci, un chablon est fourni avec le courrier reçu par l'instance financière.
Ce chablon est indispensable pour connaître l'endroit exact où la ligne de codage doit se situer.
Faites une impression papier et verifier si l'emplacement est bon.
Pour l'impression, utiliser de préférence la dernière version de Adobe Reader
Important ! Choisissez le mode d'impression "Taille réelle" (cf. image ci dessous) :
Si il est possible, il est mieux d'assigner une imprimante à l'impression des factures BVR qui serait utilisée uniquement à cet effet. Si vous disposez d'une imprimant multi-bac, assigner un bac à l'impression des facture BVR est également un bonne solution.
Si l'impression de la ligne de codage n'est faite au bon emplacement, vous pouvez régler les bacs de votre imprimante et vous pouvez également utiliser l'outil de Cogito de décalage horizontal et vertical afin de décaler la ligne de codage.
Vous le trouverez dans la vue Administration club -> Club -> (onglet) BVR Suisse :
Une fois le déplacement de la ligne de codage réglé suivant le chablon, l'instance financière demande souvent à ce qu'une facture papier leur soit envoyée afin qu'il puisse valider que l'emplacement de la ligne de codage est bonne.
Il convient de procéder à une dernière étape afin de valider le processus, ceci n'est pas nécessaire mais elle est recommandée.
Il s'agit d'émettre une facture fictive pour un très petit montant (1.-), imprimer la facture et faites le paiement à l'office de poste.
A réception du paiement dans votre fichier camt.054, nous pouvons dire que la procédure est validée.
La réception des paiements est une partie sensible car si un membre venait à payer et que vous ne reçeviez pas le paiement, il est compliqué de régler la situation de ce faite, procéder soit-même à un paiement de facture permet de bien valider cette étape.
Attention à ne plus changer le placement du papier dans le bac de votre imprimante.