Abonnements en détail

Voici un exemple de paramétrage pour la gestion des abonnements.

Période de la saison

Si la presque totatlité de votre offre de cours est basée sur la logique des abonnements, le terme de saison n'a plus beaucoup de sens car les abonnements vont se chevaucher d'une saison à l'autre.
Nous recommendons donc de nommer la saison "Abonnement" au lieu de la période de la saison, ceci afin d'éviter toute confusion :

Les différents abonnements sont à créer dans les périodes de la saison.

• Mettre un code facile à utiliser
• Donner un nom pour l'abonnement (ce nom se retourvera sur les facures)
• Définir une durée en nombre de jours

Dans le cas ou tout vos abonnements ont le même prix qu'importe de niveau ou la discipline.
Exemple pour un abonnement générique de 1 mois :

Dans le cas ou tout vos abonnements ont un prix différent suivant la discipline ou le niveau.
Exemple pour un abonnement spécifique de 1 mois (spécifique car ici on spécifie le niveau auquel le cours est enseignée) :

Rappel :
La configuration dépend de votre offre de prix, si les prix de tous les abonnements sont similaire malgré la discipline enseignée, vous pouvez créer un abonnement générique. Par contre si les prix sont différent d'un discipline à une autre, il convient de créer des périodes différentes pour chacun des abonnements par discipline.
La tarification peut également dépendre des cours, c'est à dire, créer "abonnement 1 mois" - "abonnement 3 mois" etc.. et faire les inscriptions pour différents cours ayant des tarifications différentes. Cette gestion est tout à fait possible mais peut s'avérer un peu plus complexe car à la création de l'inscription.
Il y a dès lors 2 sélections qui doivent être faite, la période (l'abonnement en durée) et le cours (la discipline ou le niveau).

Cours et groupe

Le fonctionnement de Cogito requière la création de cours et de groupe afin de pouvoir créer des inscriptions. (https://cogito-sport.ch/help/fr/advanced/adv-topic-2)
Pour la gestion des abonnements, il est possible de créer un seul cours et un seul groupe qui serait nommé "Accès salle" (par exemple) car le type d'abonnement peut-être défini dans la période (comme exemple spécifique).

Dans le cas de l'exemple générique, créer différent cours et groupes (1 cours et un groupe) pour chacune des disciplines enseignées.

Tarification

Dans Cogito, la gestion du prix qui sera facturé (dit la tarification) est géré dans la tarification des cours.
La tarification se trouve :

• soit dans la vue "Articles -> Cours -> (sous-vue à droite) Tarification du cours"
• soit dans la vue "Articles -> Tarification des cours (toutes les tarifications de tous les cours)

Dans l'exemple spécifique ci-dessus, la tarification du cours "Accès salle" peut-être faite ainsi :

• lier la tarification au cours (toujours au cours "Accès salle")
• lier la tarification à la période (donc à l'abonnement)
• définir le prix

Création de l'abonnement

La création des abonnements se fait dans la Vue "Membre -> Inscriptions de la saison"
Clic sur le + en bas :

Les champs à renseigner sont :

• 1) Période (abonnement)
• 2) Membre (qui inscrire)
• 3) Groupe (la discipline/niveau ou "Accès salle")
• 4) Date de début de l'abonnement = par défaut, la date du jour. Cette donnée est modifiable
• 4) Date d'expiration = par défaut, la date du jour + le nombre de jour de l'abonnement (renseigné dans les Périodes). Cette donnée est modifiable

  Il est possible également de mettre un rabais en % ou un montant, une remarque de rabais (qui sortira sur la facture), ce rabais sera reporté lors du renouvellement de l'abonnement.
  La case à cocher "Annuler le rabais lors de la duplication" ne concerne pas les abonnements. Ne pas utiliser.
  Remarque = Champ pour les remarques interne, si certaines informations sont utile par rapport à cet abonnement, les mettre ici.
  Article complémentaire = Dans le cas ou un article deverait être facturé à chaque fois lors du renouvellement, vous pouvez l'ajouter, sinon ne pas utiliser.

Facturation

Une fois le ou les abonnements crées, vous pouvez le ou les facturer.
Aide en ligne pour la facturation des inscriptions : https://cogito-sport.ch/help/fr/la-facturation/facturation-des-inscriptions

Expiration des abonnements et renouvellement

Les dates d'expirations des abonnements (inscriptions) étant renseignées dans les inscriptions, il est facile de savoir au jour J quels sont les abonnements qui doivent être renouvelés.

Il convient préalablement de paramétrer le statut des inscriptions renouvelées.
Lorsqu'un abonnement (inscription) est renouvelé, Cogito va créer un nouvel abonnement (inscription) avec de nouvelle date de début et d'expiration.
Cogito va également changer le statut de l'abonnement renouvelé, il est nécessaire de donner un statut spécifique à l'ancien abonnement.

Pour ce faire, allez dans la vue Paramètres -> Statuts des inscriptions et créez un statut comme cet exemple :

Ensuite allez dans l'Administration club -> Club -> onglet Général.
Renseignez le statut dans le Statut d'inscription Expiré :

Pour piloter le renouvellement des abonnements, allez dans la Vue Membres -> Expiration des abonnements

Pour renouveler un abonnement, sélectionner le ou les abonnements et cliquez sur Renouveler l'abonnement (en haut à gauche).

Cogito va dès lors créer le ou les nouvelles inscriptions de la saison correspondant à/au nouveaux abonnements.
La dates de début va se baser sur la date d'expiration de l'abonnement renouveler et y ajouter un jour.
La date d'expiration sera la date de début + le nombre de jour de l'abonnement.
Ces données peuvent être modifiée dans l'inscription de la saison.