La GED (gestion électronique des documents)

La GED permet de partage de documents parmi les utilisateurs de Cogito et dans certains cas avec les membres.

Tous les documents stockés dans la GED sont accessibles à tous les utilisateurs de cogito (ceux qui ont un accès au progamme). Le partage avec peut également se faire sous certaines conditions.

La GED ne gère que des documents d'une maximum de 6 Mo.

Cette limite permet de stocker sans problèmes des documents de bureatique ainsi que des photos d'une taille raisonnable.

Cette limite a été également établie pour limiter les temps de transfert avec le serveur à quelques secondes.

Ajouter un document dans la GED

• Glisser et déposer le document à stocker dans la zone de dépôt.

Ajouter un document dans la GED en l'associant à n'importe quel enregistrement de la base données

• Glisser et déposer le document à stocker dans la zone de pré-visualisation de l'enregistrement.
  

• Le document est visible en bas de la zone de pré-visualisation de l'enregistrement.
  

• Cliquer sur le bouton de la GED pour effectuer des corrections sur les documents associés à l'enregistrement (mots clés, catégories) :
  

Catégories de document

Afin de paramétrer les différentes catégories de documents de la ged, allez dans la vue : Paramètres => Catégories de documents

Retrouver un document dans la ged

• Cliquer sur le bouton de la GED
  

• Tapez un mot clé pour retrouver le document

• Double cliquer dans la grille de résultat pour ouvrir le document.

Documents associés à un groupe

Les documents attachés à un groupe peuvent ensuite être téléchargés par tous les membres qui sont inscrits dans ce groupe pour autant que l'option "Les membres peuvent télécharger les documents" soit activée dans les paramètres du club (Onglet "Espace membres").